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Durante la actual pandemia de COVID-19, están surgiendo nuevos negocios desde los hogares para proporcionar productos y servicios importantes para sus comunidades locales, que van desde la fabricación de mascarillas coloridas, la destilación de sanitizante de manos y hasta cocinar comida casera. Si bien muchas de estas personas emprendedoras pueden seguir viendo estos productos y servicios como un pasatiempo, un entretenimiento o una solución a corto plazo en respuesta a la pandemia actual, los aficionados deberían reconocer los importantes beneficios relacionados con formalizar un pasatiempo y convertirlo en un negocio, incluida la cobertura de responsabilidad civil y los posibles beneficios fiscales. Estos son solo algunos de los factores relacionados con la transición.

Por qué es fundamental la entidad de responsabilidad limitada

Es normal que cuando se inicia un negocio el enfoque esté puesto en hacerlo crecer y en mantener los costos bajos, en vez de enredarse con trámites legales. Sin embargo, si se ignoran estos trámites legales, el negocio y sus propietarios podrían enfrentarse a repercusiones graves que pueden evitarse si se constituye una entidad de responsabilidad limitada. Es importante mencionar que los negocios que se organizan mediante una entidad de responsabilidad limitada, en vez de mediante una empresa unipersonal o sociedad colectiva, brindan protección a los bienes personales de los propietarios frente a acreedores en caso de que surjan disputas y se falle en contra de la empresa.

La creación de una entidad de responsabilidad limitada puede ser un proceso bastante sencillo que requiere que se complete la documentación apropiada ante la correspondiente autoridad comercial y que se redacte un acuerdo entre los propietarios en el que se traten los aspectos de gestión y operación del negocio. Existen diferentes formas de entidades de responsabilidad limitada, pero la más común es la compañía de responsabilidad limitada o S.R.L. (LLC, por sus siglas en inglés) debido a la informalidad y flexibilidad de la estructuración sobre cómo se manejará y operará la empresa. Otros tipos de entidades de responsabilidad limitada son las sociedades limitas y las corporaciones limitadas.

El objeto principal del acuerdo operativo de la entidad es detallar el reglamento interno para operar el negocio y reducir las confusiones futuras acerca de quién tiene la autoridad para tomar decisiones comerciales, lo cual puede llevar a disputas comerciales costosas y prolongadas. Por lo general, en estos acuerdos se tratan los siguientes temas:

• Quién está a cargo de las operaciones diarias de la empresa;
• Quién está autorizado a tomar decisiones importantes en relación con el negocio;
• Quién puede transferir su titularidad del negocio y en qué circunstancias;
• Cómo se determina el valor del porcentaje de participación; y
• Ciertos asuntos de impuestos.

Si bien el costo de redactar un acuerdo operativo adaptado a las necesidades del negocio y sus propietarios podría parecer caro, evitará tener que pagar los sustanciales honorarios legales que se requieren para resolver una disputa que surja en relación con ambigüedades en el acuerdo operativo o con la relación entre los propietarios.

Obtener un Número de Identificación del Empleador y abrir una cuenta bancaria

Una vez creada la entidad de responsabilidad limitada y firmado el acuerdo operativo, la empresa debería obtener un Número de Identificación del Empleador (EIN), que, en esencia, es el número de seguro social de la empresa. De esta forma, se podrá abrir una cuenta bancaria independiente a nombre de la empresa con el fin de depositar los ingresos generados por esta, además de pagar gastos relacionados con ella. Es importante mencionar que las empresas deben evitar la mezcla de fondos personales y de la empresa, y debe hacerse un seguimiento de los gastos personales y empresariales a fin de evitar la posibilidad de un litigio para determinar si se le deben quitar las protecciones de responsabilidad limitada a la entidad.

Acuerdo con el cliente

Los acuerdos con el cliente son una protección importante para los negocios, ya que manejan las expectativas del producto o servicio brindado desde los inicios de la relación. Por lo general, en estos acuerdos se trata la cantidad del producto o el alcance de los servicios que proporcionará el negocio, el costo de dichos productos o servicios, y se incluyen descargos de responsabilidad adaptados a estos. No es necesario que estos acuerdos sean documentos largos o complicados, pero son una buena manera de garantizar que tanto la empresa como el cliente se rijan por las mismas reglas durante la relación comercial.

Acuerdos para empleados o contratistas independientes

Una vez que estén en curso las operaciones del negocio, se podría considerar contratar a un empleado o vincular a un contratista independiente. Cuando se inicia una relación de empleador-empleado o de empresa-contratista, contar con un acuerdo que refleje claramente la relación comercial servirá para evitar confusiones futuras, y puede servir como prueba de cumplimiento de las leyes laborales locales, estatales o federales de aplicación. Si bien varían según la complejidad del trabajo que se ofrecerá, en estos acuerdos se suele tratar la remuneración, el alcance del trabajo, los beneficios adicionales o las cláusulas restrictivas (p. ej., cláusula de no competencia o de no captación de clientela).

Si tiene dudas acerca de cómo iniciar o expandir su propio negocio desde el hogar, los abogados comerciales y de impuestos de Stein Sperling tienen mucha experiencia y están a su disposición para brindarle asesoría. Por favor llámenos para programar una cita.

Puede obtener más información sobre los asuntos que afectan a las empresas y a las personas en nuestro Centro de Recursos sobre el COVID-19.

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